Whistleblowing

1. PREMESSA  

2. NORMATIVA 

• la Direttiva 1937/2019 
• il Regolamento 679/2016 o GDPR  
• Il decreto legislativo n. 24/2023: ha attuato in Italia la Direttiva Europea n. 1937/2019 in materia di whistleblowing, abrogando le disposizioni in materia previste dalla legge n. 179/2017 per il settore pubblico e dal d.lgs. n. 231/2001 per quello privato; 
• Il D.lgs. 231/01 del 2001 recante disciplina sulla responsabilità amministrativa delle persone giuridiche 
• Lo Schema Linee Guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali – procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne – ANAC (AUTORITA’ NAZIONALE ANTICORRUZIONE). 

3. SCOPO E AMBITO DI APPLICAZIONE 

La presente procedura ha lo scopo di: 

• Promuovere una cultura aziendale basta sulla trasparenza, responsabilità e integrità; 
• Istituire e far conoscere il canale di segnalazione interno; 

• Definire le responsabilità sul processo di gestione delle segnalazioni; 
• Illustrare le tutele previste nei confronti del segnalante o sistema di protezione in conformità alla normativa; 
• Illustrare il sistema sanzionatorio previsto dalla normativa a carico della Società e del segnalante. 

La procedura si applica alla Società Lynx S.P.A e a tutte le Società del Gruppo con più di 50 dipendenti e a tutte le Società Italiane dotate di Modello Organizzativo ai sensi del D.lgs 231/01. 

4. DEFINIZIONI 

WHISTLEBLOWER o SEGNALANTE: persona fisica che effettua una segnalazione sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo 

VIOLAZIONI: comportamenti, atti od omissioni, che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato 

CONTESTO LAVORATIVO: le attività lavorative o professionali, presenti o passate, svolte nell’ambito della Società, attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce Informazioni sulle Violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di segnalazione. 

SEGNALAZIONE: comunicazione da parte del segnalante avente ad oggetto informazioni su una o più violazioni 

SEGNALAZIONE INTERNA: la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione interna adottato dalla Società 

SEGNALAZIONE ESTERNA: la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle viola-zioni, presentata tramite il canale di segnalazione esterna gestito dall’ANAC 

DIVULGAZIONE PUBBLICA: rendere di pubblico dominio attraverso mezzi di stampa o elettronici le violazioni al fine di raggiungere un numero elevato di persone (incluso l’uso dei social network) 

DENUNCIA DELL’AUTORITA’ GIURISDIZIONALE: possibilità di rivolgersi alle Autorità nazionali competenti, giudiziari e contabili per la denuncia di condotte illecite di cui si è venuto a conoscenza nel contesto lavorativo pubblico o privato 

RITORSIONE: qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto 

PROVIDER: soggetto esterno a cui è affidato, per la gestione, il canale interno di segnalazione 

ANAC: Autorità Nazionale Anticorruzione (https://www.anticorruzione.it) 

FACILITATORE: “persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata” 

5. CARATTERISTICHE DELLA SEGNALAZIONE 

5.1. CHI PUÒ SEGNALARE: IL SEGNALANTE O “WHISTLEBLOWER” 

La Società, in conformità alla normativa, individua quali potenziali segnalanti: 

La segnalazione può essere fatta da soggetto che si trovi in fase di selezione o precontrattuale, nel periodo di prova e dopo lo scioglimento del rapporto. 

La presente procedura si riferisce ai casi in cui il segnalante renda nota la propria identità, la ratio è quella di assicurare a tali soggetti le tutele prevista dalla normativa, garantendo la riservatezza dei dati personali conferiti. 

5.2. SEGNALAZIONI ANONIME 

Nel caso della segnalazione anonima il contenuto è determinante ai fini della sua ammissibilità o “presa in carico”, verranno quindi prese in debita considerazione solo le segnalazioni circostanziate e corredate di evidenze. 

Si applicano le tutele nei confronti del segnalante anonimo, successivamente identificato che abbia denunciato all’ANAC di aver subito delle ritorsioni. 

5.3. OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE: COSA SI PUÒ SEGNALARE? 

Il decreto differenzia l’oggetto della segnalazione in relazione alle caratteristiche dei soggetti giuridici coinvolti, nella tabella che segue è rappresentato sinteticamente cosa può essere segnalato e con quali canali: 

Fonte: Schema Linee guida Anac 

In linea generale la segnalazione può avere ad oggetto tutte le condotte rilevanti ai sensi del d.lgs. 231/01 o che implicano violazione, presunte o accertate, del Modello 231 o del Codice Etico, a cui si aggiungono gli illeciti di matrice e di rilevanza UE e che quindi ledono interessi finanziari dell’Unione Europea. 

A titolo esemplificativo e non esaustivo, la segnalazione può riguardare: 

• Corruzione, attiva e passiva; 
• Comportamenti volti ad ostacolare le attività di controllo delle Autorità di Vigilanza (ad es. omessa consegna di documentazione, presentazione di informazioni false o fuorvianti); 
• Promessa o dazione di denaro, beni o servizi o altro beneficio volti a corrompere fornitori o clienti; 
• Condotte illecite fiscali, contabili e finanziarie; 
• Frodi fiscali; 

• Violazioni dei diritti umani; 
• Illeciti ambientali e in materia di salute e sicurezza dei lavoratori; 
• Uso illecito dei dati personali o palesi violazioni della norma a tutela della privacy; 
• Violazioni in materia di concorrenza e aiuti di stato; 
• Violazioni del Codice Etico e delle regole contenute nel Modello di Organizzazione Gestione e Controllo. 

A tutela della dignità e salute dei lavoratori, nonché dell’integrità morale e dei valori della Società e del Gruppo, viene data la possibilità di segnalare casi di molestie, abusi subiti sul luogo di lavoro e/o discriminazioni in relazione a sesso, etnia, fede religiosa, orientamento sessuale. 

5.4. COME DEVE ESSERE EFFETTUATA UNA SEGNALAZIONE. 

Le segnalazioni devono prevedere preferibilmente i seguenti elementi: 

• Una descrizione completa dei fatti oggetto di segnalazione; 
• Se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui sono state commesse le violazioni o per le quali si ha presunzione; 
• Le generalità o gli elementi (qualifica, ufficio, attività svolta) del soggetto segnalato al fine di consentirne l’identificazione; 
• Indicazioni di eventuali testimoni o soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione; 
• Eventuali allegati o documenti che possono confermare la fondatezza dei fatti segnalati; 

• Ogni altra informazione che possa fornire un riscontro utile circa la sussistenza dei fatti. 

Sono oggetto di segnalazioni e quindi ammissibili: 

• Le comunicazioni di ritorsioni che il segnalante ritiene di aver subito a seguito di una segnalazione. 

Le presunte ritorsioni, anch’esso potenzialmente oggetto di segnalazione, vanno comunicate esclusivamente ad ANAC. Le rappresentanze sindacali non possono dare comunicazione ad ANAC di presunte ritorsioni in rappresentanza del soggetto segnalante. 

Sono invece escluse e quindi INAMISSIBILI: 

• Le segnalazioni legate ad un interesse di carattere personale della persona del segnalante, che riguardano esclusivamente i propri rapporti individuali di lavoro con colleghi o con figure gerarchicamente sovraordinate; 
• Le segnalazioni fondate su meri sospetti o voci di corridoio; 
• Le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale. 

6. MODALITÁ E CANALI DI SEGNALAZIONE 

6.1. I CANALI DI SEGNALAZIONE  

È bene precisare che il decreto prevede potenzialmente più di una modalità: 

6.2. IL CANALE INTERNO DI SEGNALAZIONE: LA PIATTAFORMA WEB TESEO 

La Società ha istituito un apposito canale di segnalazione interna al quale il segnalante può ricorrere.   

La piattaforma utilizza la soluzione web-based Teseo, che offre un portale personalizzato per ciascuna Società, garantendo il rispetto di tutti i requisiti legali necessari, inclusi quelli previsti per l’organizzazione e gestione dei trattamenti di dati personali e degli adempimenti previsti dalla normativa sulla privacy (D.Lgs. n. 196/2003 – Codice sulla protezione dei dati personali; Regolamento U.E. 2016/679 in materia di protezione dei dati personali). 

La piattaforma permette a tutti gli stakeholder interni ed esterni di inviare segnalazioni a predeterminati ai soggetti interni autorizzati a gestire la segnalazione al fine di garantire una comunicazione efficace e riservata.  

L’accesso alla piattaforma avviene dal sito web istituzionale per tutte le Società del gruppo. 

Prima di effettuare la segnalazione, al segnalante è chiesto di prendere visione di una informativa privacy relativa al trattamento dei propri dati personali. 

Il segnalante ha la possibilità di scegliere se effettuare una segnalazione fornendo le proprie generalità oppure in forma totalmente anonima, inserendo solamente l’oggetto della segnalazione e l’argomento di riferimento (vedi paragrafo..). 

Al termine dell’inserimento della segnalazione, la piattaforma attribuisce un codice identificativo univoco (codice ticket) che il segnalante deve conservare e trascrivere in quanto gli permetterà di verificare lo stato di avanzamento della propria segnalazione.  

All’atto della segnalazione, il segnalante riceve una notifica di avvenuto ricevimento o notifica visibile direttamente in piattaforma.  

La piattaforma consente al segnalante di effettuare una segnalazione scritta. 

Per ulteriori dettagli operativi relativi all’utilizzo della piattaforma, si rinvia al documento “Istruzioni operative per l’utilizzo della piattaforma Web Whistleblowing”. 

È sempre possibile per il segnalante richiedere di essere ascoltato di persona, il suggerimento in questo caso è quello di accedere comunque alla piattaforma e inviare tale richiesta nei campi descrittivi al fine di tracciare la richiesta e mantenerne la riservatezza. 

Anche in caso di riservatezza viene garantita anche nel caso di segnalazioni – interne o esterne – effettuate in forma orale attraverso linee telefoniche o, in alternativa, sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto con chi tratta la segnalazione.  

7. MODALITA’ DI GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE 

7.1. SOGGETTI CUI VA AFFIDATA LA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI IN BASE ALLE LINEE GUIDA ANAC 

Come previsto dalle Linee Guida ANAC, la gestione del canale di segnalazione interno di cui al paragrafo precedente può essere affidata: 

1. ad una persona interna all’amministrazione/ente 

1. ad un ufficio dell’amministrazione/ente con personale appositamente dedicato 

1. ad un soggetto esterno 

Tuttavia, anche se un’organizzazione decide di esternalizzare il funzionamento dei suoi canali di segnalazione a un fornitore esterno, rimane incaricata di dare seguito alla segnalazione, far fronte all’illecito individuato e fornire un riscontro al whistleblower. Pertanto è sempre necessario che l’organizzazione nomini almeno un referente interno. 

7.2. CHI RICEVE LA SEGNALAZIONE NEL GRUPPO LYNX –  GESTIONE IN OUTSOURCING 

La Società, avvalendosi della facoltà di cui al punto precedente lett. c), ha affidato a Resolve Consulting S.r.l. la ricezione e la trattazione delle segnalazioni, in quanto ritiene che la stessa presenti garanzie sufficienti in termini di conoscenza specialistica, affidabilità e risorse, per mettere in atto misure tecniche e organizzative che garantiscano il rispetto della riservatezza, protezione dei dati e segretezza. 

Resolve Consulting S.r.l., al suo interno, individua un Team composto da risorse dotate delle caratteristiche di professionalità necessarie a garantire il rispetto di quanto definito dal D.lgs. n. 24/2023. 

Per dare seguito a quanto indicato al paragrafo precedente la Società nomina inoltre un referente interno whistleblowing, identificato nella funzione del Responsabile delle Risorse Umane. Sul referente interno whistleblowing gravano gli stessi obblighi in materia di tutela della riservatezza previsti in capo a tutti i soggetti destinatari delle segnalazioni. 

Il Decreto, al fine di garantire una efficiente e tempestiva gestione delle segnalazioni, prevede un iter procedurale specifico per chi gestisce le segnalazioni, come di seguito riportato. 

In primo luogo il team di Resolve Consulting S.r.l._ 

• rilascia al segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione (automaticamente tramite avviso della piattaforma); 

• mantiene le interlocuzioni con la persona segnalata 
• dà un corretto seguito alle segnalazioni ricevute 
• fornisce un riscontro al segnalante 

Al fine di dare un corretto seguito alle segnalazioni, il Team di Resolve Consulting S.r.l., in via preliminare, effettua una valutazione circa la sussistenza dei requisiti essenziali della segnalazione al fine di valutarne la sua ammissibilità (istruttoria preliminare). In particolar modo, verifica: 

• se rientra o meno nel perimetro soggettivo e oggettivo della norma (chi ha segnalato e cosa ha segnalato..); 

• la presenza di elementi di fatto idonei a giustificare eventuali accertamenti o indagini ulteriori; 
• che la segnalazione sia precisa e circostanziata e, quindi, non generica e non diffamatoria; 
• che la documentazione eventualmente allegata alla segnalazione sia appropriata e coerente. 

Dopo aver valutato la segnalazione come ammissibile, il Team svolge l’attività di indagine (investigazione) necessaria a dare seguito alla segnalazione, anche mediante audizioni e acquisizione di documenti, sempre nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza. Allo svolgimento dell’attività di investigazione partecipa anche la figura del referente aziendale whistleblowing, il quale viene coinvolto in tutte le fasi dell’attività di indagine. 

Nel caso di violazioni del Codice Etico e del Modello di Organizzazione Gestione e Controllo viene sempre interessato anche l’Organismo di Vigilanza, vincolato alla riservatezza. Eventuali ulteriori soggetti potranno essere coinvolti previa informatica e sottoscrizione del vincolo di riservatezza. 

All’esito dell’istruttoria e, comunque, entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento (notifica), il Team Resolve si impegna a fornire riscontro al segnalante, salvo estensione dei termini a 6 mesi se adeguatamente motivato. 

 7.2.2. ARCHIVIAZIONE E TEMPI DI CONSERVAZIONE 

Tutta la documentazione inerente alle segnalazioni ricevute è archiviata all’interno della piattaforma (archiviazione informatica) e conservata nel rispetto delle normative vigenti in materia di protezione dei dati personali. 

La documentazione relativa alla segnalazione verrà conservata per massimo 5 anni. I dati personali manifestamente inutili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, saranno immediatamente cancellati. 

7.2.3. REPORTING 

Il Team esterno predispone con cadenza semestrale/annuale il Report contenente l’indicazione delle Segnalazioni pervenute nel periodo di riferimento. 

Nel Report è riportato lo “stato” di ciascuna Segnalazione (es. ricevuta, aperta, in lavorazione/chiusa, ecc.) e delle eventuali azioni intraprese (azioni correttive e provvedimenti disciplinari) nel rispetto delle norme sulla riservatezza del segnalante.  

Il Rendiconto delle Segnalazioni è inviato a:  

• l’Amministratore Delegato di Lynx S.P.A; 
• il Collegio Sindacale e l’OdV. 
• Soggetti autorizzati da Lynx S.P.A. e dalla Società 

7.3. TUTELA E RESPONSABILITA’ DEL SEGNALANTE 

 7.3.1. TUTELA DELLA RISERVATEZZA 

L’identità del segnalante e del segnalato e degli altri soggetti coinvolti (esempio facilitatore) sono protette in ogni contesto successivo alla segnalazione.

La violazione dell’obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità̀ disciplinare, fatta salva ogni ulteriore forma di responsabilità̀ prevista dalla legge

Deroghe alla tutela della riservatezza:

Nella gestione della segnalazione, i dati personali del segnalante e di altri soggetti eventualmente coinvolti, saranno trattati in piena conformità̀ a quanto stabilito dalla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, incluso il Reg. UE 679/2016 (“GDPR”) e il D. Lgs. 196/2003.

A tal fine la Società adotta ha effettuato una valutazione di impatto sulla protezione dei dati (DPIA).

 7.3.2. TUTELA DALLE RITORSIONI 

Lynx S.P.A. e le società del Gruppo, in ottemperanza agli obblighi di legge, hanno adottato una rigorosa politica anti-ritorsione. Non saranno tollerate ritorsioni inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, i seguenti scenari:

• Licenziamento, sospensione o misure equivalenti;  
• Retrocessione di grado o mancata promozione;  
• Mutamento di funzioni, cambiamento del luogo di lavoro, riduzione dello stipendio, modifica dell’orario di lavoro;  
• Sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa; 
• Note di demerito o referenze negative; 
• Adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria; 
• Coercizione, intimidazione, molestie o ostracismo;  
• Discriminazione o comunque trattamento sfavorevole; 
• Mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione; 
• Mancato rinnovo o risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine; 
• Danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi; 
• Inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro; 
• Conclusione anticipata o annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi; 
• Annullamento di una licenza o di un permesso; 
• Richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici. 

La Società ritiene fondamentale il benessere psico-fisico dei suoi dipendenti e collaboratori, e si impegna a tutelare qualunque soggetto che effettui una segnalazione in buona fede.

 7.3.3. CONDIZIONI PER GODERE DELLE TUTELE 

• I segnalanti devono ragionevolmente credere che le informazioni sulle violazioni segnalate siano veritiere (non supposizioni, voci di corridoio o notizie di pubblico dominio); 
• Viene tutelata la buona fede del segnalante anche in caso di segnalazione inesatte per via di errori genuini (scarda conoscenza delle norme giuridiche); 
• Il segnalante deve indicare chiaramente nell’oggetto della segnalazione che si tratta di una segnalazione whistleblowing; 
• Deve esserci uno stretto collegamento o consequanzialità tra la segnalazione e l’atto sfavorevole direttamente o indirettamente subito dal segnalante, per configurare la ritorsione. 

Fatte salve le specifiche limitazioni previste, non è garantita la tutela del segnalante nei seguenti casi

• È stata accertata con sentenza di primo grado la responsabilità̀ penale del segnalante per i reati di calunnia e diffamazione, ovvero la sua responsabilità civile per la stessa denuncia nei casi di dolo o colpa grave. 

In caso di accertamento delle responsabilità, alla persona segnalante o denunciante è anche irrogata una sanzione disciplinare.

8. SANZIONI DISCIPLINARI 

Il Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo, ex d.lgs. 231/01, adottato dalla Società prevede un sistema disciplinare che sanziona coloro che pongono in essere le condotte oggetto della segnalazione altresì nei confronti di coloro che violano le misure di tutela del segnalante, in conformità a quanto disposto dalle Linee Guida ANAC.

Qualora dalle attività di indagine condotte secondo la presente procedura dovessero emergere, a carico del Personale di Lynx S.P.A. e delle Società del Gruppo o di Terzi (consulenti, collaboratori, partner commerciali etc.), violazioni o illeciti, La società agirà tempestivamente per l’applicazione del Sistema Disciplinare. Queste sanzioni mirano inoltre a garantire il rispetto delle misure di tutela del whistleblower e a promuovere un ambiente sicuro per coloro che decidono di segnalare violazioni o comportamenti illeciti.

9. FORMAZIONE E INFORMAZIONE 

La Società si impegna a diffondere a tutti i soggetti interessati, interni ed esterni alla Società, attraverso apposite attività di informazione e formazione periodica.

La presente procedura è pubblicata su:

• il sito internet della Società; 
• portale interno / intranet/bacheche, etc. 

Informativa privacy whistleblowing

Istruzioni operative Teseo